Si el cliente dice «no podemos registrar la factura sin PO», identifica si se trata de una condición contractual, un dato operativo añadido tarde o una señal de que quien aceptó no podía comprometer el gasto. Esa clasificación determina qué confirmar antes de emitir y qué conservar como incidencia de cobro.
El encargo demuestra qué se pidió
Reúne propuesta, contrato, presupuesto aceptado o comunicación equivalente. Comprueba titular, alcance, precio, hitos y reglas de facturación. Si el documento exige un número de pedido antes de empezar o de facturar, no lo ocultes aunque el trabajo esté terminado.
Si no existe contrato formal, ordena correos y decisiones sin convertirlos en un acuerdo más amplio del que acreditan. La ausencia de una referencia interna no se resuelve inventándola ni copiando la de otro proyecto. Formula una solicitud concreta a la persona responsable.
La entrega identifica el servicio realizado
Vincula archivos, informe, acceso o prestación con la fecha y el destinatario. Un enlace enviado no prueba necesariamente la recepción; un registro de entrega tampoco demuestra aceptación. Conserva ambos hitos cuando sean distintos.
Describe la fase efectivamente cerrada. Si quedan correcciones incluidas o un componente sin entregar, determina si el contrato permite facturación parcial. No presentes como final un servicio que continúa abierto únicamente para acelerar el circuito interno del cliente.
Si entrega, aceptación y compras ofrecen respuestas distintas, Taxea puede revisar la matriz antes de crear o corregir la factura. Ordenar la evidencia antes de emitir sin número de pedido.
| Situación | Qué falta | Siguiente comprobación |
|---|---|---|
| PO pactada antes del trabajo | Autorización prevista | Escalar y documentar excepción |
| PO solo para portal | Referencia operativa | Confirmar dato y canal |
| Aceptación dudosa | Facultad del interlocutor | Validar destinatario y aprobación |
La aceptación debe proceder del interlocutor adecuado
La respuesta de aceptación debe identificar el entregable y provenir de quien tenga ese papel en el encargo. Si una persona usuaria confirma la calidad pero compras mantiene el pedido bloqueado, registra las dos posiciones y solicita aclaración.
No atribuyas facultades por el cargo aparente en una firma de correo. Revisa la matriz de interlocutores, el contrato y cualquier instrucción del alta como proveedor. Una discrepancia organizativa del cliente no debe rellenarse con una presunción.
El número de pedido se analiza como condición concreta
Pregunta qué función cumple el número: autorización del gasto, referencia para el portal, asignación a centro de coste o simple campo de conciliación. Anota quién lo emitirá y la fecha prometida. Esto permite distinguir una condición pactada de una demora interna.
Si el cliente pide incluir una referencia después de emitir, revisa el procedimiento aplicable y los documentos. No sustituyas ni borres una factura emitida fuera del circuito permitido. Si procede una corrección, debe quedar trazada y referenciada.
La factura conserva los datos fiscales exigibles
El Reglamento de facturación regula los datos de la factura y la AEAT incluye la descripción de las operaciones, fechas e identificación correspondiente. Un pedido interno puede ser útil y contractualmente relevante, pero estas fuentes no lo presentan como requisito fiscal universal.
Antes de emitir, verifica destinatario fiscal, servicio, fecha, base, impuestos y cualquier mención aplicable. Conserva aparte la comunicación sobre el pedido. Así una incidencia administrativa no altera los hechos de la operación ni se convierte en una referencia falsa.
Semáforo antes de emitir o esperar
Marca en verde lo acreditado —encargo, entrega, aceptación y destinatario—; en ámbar la referencia pendiente; y en rojo cualquier contradicción sobre precio, identidad o autorización. Una casilla administrativa ámbar no compensa un dato fiscal rojo.
En un caso hipotético, el contrato no menciona PO, el responsable aprueba el informe y compras tarda en crear el código. Puede existir base documental para preparar la factura, pero conviene confirmar el canal y las consecuencias comerciales. Si el contrato sí condiciona el proceso, esa cláusula cambia la gestión y debe atenderse.
- 1. Verifica encargo y precio aceptados; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
- 2. Verifica entregable identificable; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
- 3. Verifica fecha efectiva de entrega; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
- 4. Verifica aceptación con autor y versión; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
- 5. Verifica destinatario fiscal verificado; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
- 6. Verifica función concreta del número de pedido; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
- 7. Verifica canal de emisión y seguimiento; anota la fuente, la fecha y el resultado, y mantén abierta cualquier contradicción no resuelta.
Taxea puede revisar la coherencia fiscal y documental, no ordenar al cliente que acepte una factura ni garantizar su fecha de pago. Las condiciones contractuales dudosas requieren lectura del acuerdo y, cuando proceda, asesoramiento jurídico.
Antes de archivar, realiza una segunda lectura desde la decisión del lector: decidir si el servicio y el destinatario están suficientemente acreditados y qué incidencia comercial queda abierta. Contrasta de nuevo encargo y precio aceptados, fecha efectiva de entrega y función concreta del número de pedido. Si una conclusión cambia al retirar cualquiera de esas pruebas, esa dependencia debe aparecer expresamente en la nota de cierre.
No sustituyas el documento ausente con una estimación, no muevas fechas para que la secuencia parezca más limpia y no conviertas una práctica comercial en una regla tributaria. Registra también quién revisó cada diferencia, qué respuesta se recibió y cuándo volverá a comprobarse lo pendiente. Este último control hace que el expediente pueda reabrirse sin reconstruir conversaciones de memoria y que una persona distinta entienda tanto el resultado como sus límites. Conserva la versión revisada sin sobrescribir la evidencia anterior.
Anota además el canal de entrega, el destinatario y cualquier restricción de acceso que deba mantenerse al compartir el expediente con otra persona.
Conserva el cuadro junto al expediente y revisa el Facturación para Autónomos 2026: Requisitos y Normativa Legal para situar esta decisión dentro del marco general del autónomo.
Taxea comprobará hechos, requisitos fiscales y referencias documentales; no presentará el código interno del cliente como una regla tributaria general. Preparar con Taxea la factura y la incidencia de pedido pendiente.
Fuentes oficiales consultadas
El Real Decreto 1619/2012 aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Su uso aquí se limita al alcance descrito y no resuelve por sí solo un caso individual.
La Agencia Tributaria incluye la identificación de los bienes entregados o servicios prestados entre el contenido de las facturas. Su uso aquí se limita al alcance descrito y no resuelve por sí solo un caso individual.
Contenido informativo general. La aplicación concreta depende de los documentos, la actividad, el territorio y las circunstancias del contribuyente.